1. Rekisterin nimi

Lainevisualin asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri (rekisteri sisältää yhteydenottotiedot, asiakassuhteeseen liittyvät tiedot sekä laskutustiedot)

2. Rekisterinpitäjä

• Nimi: Lainevisual / Sauli Laine
• Y-tunnus: 2400984-3
• Sähköposti: info@lainevisual.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

• Nimi: Sauli Laine
• Sähköposti: info@lainevisual.fi

4. Henkilötietojen sisältö, käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen
• tarjousten tekeminen
• asiakassuhteen ylläpito ja projektiviestintä
• laskutus ja sopimuksiin liittyvien velvoitteiden hoitaminen
• kirjanpitolain edellyttämät velvoitteet

Tietoja käytetään ainoastaan edellä mainittuihin tarkoituksiin, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta.

Kerättävät henkilötiedot

Yhteydenotot:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• viestin sisältö

Asiakassuhteen ja laskutuksen hoito:

• nimi / yrityksen nimi
• osoitetiedot
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• Y-tunnus (yritysasiakkaat)
• laskutus- ja maksutiedot
• projektikohtaiset tiedot ja sopimusasiakirjat

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• rekisteröidyn suostumukseen (GDPR 6.1.a) yhteydenottolomakkeen kautta annettuihin tietoihin
• sopimuksen täytäntöönpanoon ja palveluiden tuottamiseen (GDPR 6.1.b) asiakasprojekteissa
• rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (GDPR 6.1.c) kirjanpitoa ja laskutusta varten
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR 6.1.f) asiakassuhteen hoitamiseksi

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

5. Henkilötietojen säilytysaika

• Yhteydenottoihin liittyvät tiedot poistetaan, kun asia on käsitelty tai ei enää edellytä säilytystä.
• Asiakas- ja projektitiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoitaminen edellyttää.
• Laskutus- ja kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Tietoja poistetaan säännöllisesti, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään:
• yhteydenottolomakkeen kautta
• sähköpostitse
• puhelimitse
• sopimusten ja laskutustietojen yhteydessä

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja mahdolliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Poikkeuksena:

• kirjanpitäjä/kirjanpitopalvelu → laskutus- ja kirjanpitotiedot
• palveluntarjoajat (esim. sähköposti-, hosting- tai projektinhallintapalvelut), jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun GDPR:n mukaisesti
• Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli siirto tulisi ajankohtaiseksi, varmistetaan tietosuojan riittävä taso (GDPR:n luvun V mukaisesti).

8. Rekisterin suojauksen perusteet

• Henkilötietojen suojauksessa noudatetaan hyviä tietoturvakäytäntöjä:
• tiedot siirtyvät suojattuun sähköpostijärjestelmään
• laitteet on suojattu salasanoin ja salauksin
• pääsy tietoihin on rajattu vain rekisterinpitäjälle
• tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tarpeen mukaan

9. Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat tiedot
• vaatia virheellisten tietojen oikaisua
• vaatia tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• kieltää suoramarkkinointi
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (siltä osin kuin sovellettavissa)

Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle kohdassa 3 mainittuihin yhteystietoihin. Rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden todentamista.

Jos rekisteröity kokee henkilötietojaan käsitellyn lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä tietosuojaselostetta ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 3. mainittuihin yhteystietoihin.